Réussir son passage à la RFE en 8 étapes

Points clés à retenir :

Points clés à retenir :
La dématérialisation des factures ne consiste pas seulement à remplacer le papier par un fichier numérique.
Avec la Réforme de la Facturation Électronique, toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
Réussir son passage à la dématérialisation suppose de préparer ses flux, ses données, ses équipes et ses outils.
La facture électronique concerne autant les factures clients que les factures fournisseurs.
Le choix d’une PA est une étape structurante pour émettre, recevoir et transmettre les données attendues par l’administration.
Avec TEDD & Esker, nous aidons les entreprises à transformer cette obligation réglementaire en opportunité d’efficacité, de traçabilité et d’automatisation.

Sommaire :

Pourquoi la dématérialisation des factures devient un projet prioritaire ?
Comprendre ce que la réforme change pour votre entreprise
Cartographier vos flux de factures clients et fournisseurs
Identifier vos obligations : facture électronique, e-reporting ou les deux
Fiabiliser vos données avant le passage à la facture électronique
Revoir vos circuits de validation
Choisir une solution adaptée à vos usages réels
Tester vos flux avant le démarrage
Accompagner vos équipes dans le changement
Pourquoi TEDD & Esker vous aide à réussir votre passage à la dématérialisation ?
FAQ

La dématérialisation des factures est souvent présentée comme une obligation réglementaire. Pourtant, pour les entreprises, le sujet va bien au-delà de la conformité.

Passer à la facture électronique, ce n’est pas simplement changer le format d’une facture. C’est revoir la manière dont les factures sont émises, reçues, contrôlées, validées, suivies, transmises et archivées.

Côté factures clients, l’entreprise doit être capable d’émettre dans un cadre conforme, de suivre le cycle de vie des factures et de transmettre les données attendues. Côté factures fournisseurs, elle doit pouvoir réceptionner les factures électroniques, les contrôler, les faire valider et les intégrer dans son processus comptable.

Autrement dit, la facture électronique touche directement l’organisation financière de l’entreprise.

C’est pour cette raison qu’il est important d’anticiper. Plus le projet est préparé tôt, plus l’entreprise peut sécuriser ses données, simplifier ses processus et éviter de subir la réforme dans l’urgence.

Chez Flowwa, nous accompagnons les entreprises avec TEDD & Esker pour les aider à gérer leurs factures clients et fournisseurs, tout en répondant aux exigences de la Réforme de la Facturation Électronique et en s’adaptant à leur contexte SI.

Pourquoi la dématérialisation des factures devient un projet prioritaire ?

La Réforme de la Facturation Électronique marque une étape importante pour les entreprises françaises. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques.

L’obligation d’émission sera progressive selon la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises et les ETI seront concernées à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées à partir du 1er septembre 2027.

Mais attendre sa date d’obligation d’émission serait une erreur.

Même les entreprises qui n’auront pas immédiatement l’obligation d’émettre devront être prêtes à recevoir des factures électroniques dès 2026. Elles devront donc avoir choisi une organisation, une solution et une PA pour gérer ces nouveaux flux.

La dématérialisation des factures devient donc un projet prioritaire pour trois raisons :

être prêt à recevoir les factures électroniques dans les délais ;

éviter de traiter la réforme dans l’urgence ;

profiter du projet pour moderniser la gestion des factures.

L’objectif n’est pas seulement d’être conforme. L’objectif est aussi de gagner du temps, de réduire les erreurs, de mieux suivre les factures et de simplifier le quotidien des équipes.

Claire Beugnet, Responsable des Opérations chez Flowwa : « La réussite d’un projet de dématérialisation des factures ne repose pas uniquement sur le choix d’une solution. Elle commence surtout par une bonne compréhension de son périmètre : quelles obligations nous concernent, quels flux doivent être traités, quelles factures clients et fournisseurs sont concernées, et qui doit piloter le sujet en interne.

Chez Flowwa, nous accompagnons les entreprises pour transformer ces questions en plan d’action concret. Avec TEDD & Esker pour la facture électronique, l’objectif est de simplifier le passage à la réforme, de sécuriser les échanges et de donner aux équipes une vision claire sur chaque étape du cycle de facturation. »

Étape 1 : comprendre ce que la réforme change pour votre entreprise

Avant de choisir une solution, il faut d’abord comprendre ce que la réforme implique concrètement.

La facture électronique ne se limite pas à l’envoi d’un PDF par email. Dans le cadre de la réforme, les factures devront transiter via des plateformes prévues par le dispositif. Les données de facturation devront également être transmises selon les obligations applicables.

Votre entreprise doit donc se poser les bonnes questions :

Sommes-nous concernés par l’obligation de réception ?
À partir de quand devrons-nous émettre des factures électroniques ?
Quels flux relèvent de la facture électronique ?
Quels flux relèvent du e-reporting ?
Quelles factures clients devons-nous traiter ?
Quelles factures fournisseurs devons-nous recevoir ?
Qui doit suivre les statuts de facturation ?
Qui doit piloter le projet en interne ?

Cette première étape permet de clarifier le périmètre du projet.

La facture électronique n’est pas uniquement un sujet comptable. Elle concerne aussi l’administration des ventes, les achats, les équipes opérationnelles, la direction financière et parfois les équipes informatiques.

Plus le périmètre est clair dès le départ, plus le projet sera simple à conduire.

Claire Beugnet, le résume ainsi : « Pour un intégrateur, la dématérialisation des factures ne se limite pas à une obligation réglementaire. C’est aussi l’occasion d’aider le client à mieux structurer ses flux, son organisation et son cycle de facturation, même lorsque son SI est hétérogène. »

Étape 2 : cartographier vos flux de factures clients et fournisseurs

La deuxième étape consiste à regarder comment les factures circulent aujourd’hui dans l’entreprise.

Beaucoup d’organisations découvrent, au moment de préparer la réforme, que leurs flux sont plus complexes qu’elles ne l’imaginaient.

Une facture fournisseur peut arriver par email, être déposée dans un outil, transmise à un valideur, rapprochée d’une commande, puis intégrée dans la comptabilité.

Une facture client peut être créée dans un outil de gestion, envoyée par email, transmise à un client public ou privé, suivie manuellement, puis relancée en cas de retard.

Avant de dématérialiser, il faut donc cartographier les flux existants.

Pour les factures clients, il est utile d’identifier :

les types de clients facturés ;
les types de clients facturés ;
les volumes de factures émises ;
les formats utilisés aujourd’hui ;
les canaux d’envoi ;
les avoirs ;
les factures vers des clients publics ;
les factures vers des clients privés ;
les éventuels flux internationaux.

Pour les factures clients, il est utile d’identifier :

les volumes de factures reçues ;
les formats de réception ;
les fournisseurs les plus fréquents ;
les factures avec commande ;
les factures sans commande ;
les circuits de validation ;
les règles d’imputation ;
les points de blocage actuels.

Cette cartographie permet d’identifier les irritants : ressaisies, doublons, retards, manque de visibilité, validations trop longues ou erreurs de traitement.

C’est aussi le meilleur moyen de choisir une solution adaptée à votre réalité, et non à un processus idéal qui n’existe pas dans l’entreprise.

Étape 3 : identifier vos obligations : facture électronique, e-reporting ou les deux

Toutes les factures ne suivent pas exactement le même traitement.

Certaines relèvent de la facture électronique. D’autres relèvent du e-reporting. Certaines situations peuvent nécessiter une analyse plus fine, notamment lorsque l’entreprise travaille avec des clients particuliers, des clients étrangers ou des fournisseurs internationaux.

La facture électronique concerne principalement les transactions entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.

Le e-reporting correspond à la transmission de certaines données à l’administration fiscale, notamment pour les opérations qui ne rentrent pas dans le périmètre classique de la facture électronique domestique.

Cette distinction est importante, car elle évite de penser que toutes les factures seront traitées de la même manière.

Une entreprise doit donc identifier :

ses flux B2B en France ;

ses flux B2C ;

ses flux internationaux ;

ses factures clients ;

ses factures fournisseurs ;

les données à transmettre ;

les obligations associées à chaque type de flux.

C’est un point clé pour éviter les erreurs de paramétrage et les mauvaises surprises au moment du démarrage.

Avec TEDD & Esker, nous accompagnons les entreprises dans la gestion de leurs factures clients et fournisseurs, en tenant compte des exigences de conformité et des réalités opérationnelles.

Étape 4 : fiabiliser vos données avant le passage à la facture électronique

La qualité des données est l’un des sujets les plus sous-estimés dans les projets de dématérialisation.

Pourtant, une donnée erronée peut entraîner un rejet, une erreur d’acheminement, un traitement manuel ou un blocage dans le cycle de facturation.

Avant le passage à la facture électronique, il est donc essentiel de fiabiliser les données de base.

Cela concerne notamment :

les fiches clients ;

les fiches fournisseurs ;

les numéros de TVA ;

les adresses ;

les SIREN et SIRET ;

les informations légales ;

les conditions de paiement ;

les modes de règlement ;

les contacts de facturation ;

les référentiels comptables ;

les règles d’imputation.

Cette étape peut sembler très opérationnelle. Pourtant, elle conditionne directement la réussite du projet.

Plus les données sont propres, plus les traitements peuvent être automatisés. À l’inverse, des données incomplètes ou incohérentes obligent les équipes à multiplier les corrections manuelles.

Préparer ses données, c’est donc réduire les risques dès le départ.

Étape 5 : revoir vos circuits de validation

La dématérialisation des factures est aussi l’occasion de revoir les circuits de validation.

Dans beaucoup d’entreprises, les factures fournisseurs circulent encore par email. Elles sont transférées à un manager, mises en attente, relancées, imprimées ou validées sans vision claire du statut.

Ce fonctionnement peut entraîner :

des retards de paiement ;

des relances fournisseurs ;

des factures perdues ;

des doublons ;

des erreurs d’imputation ;

un manque de traçabilité ;

une difficulté à savoir qui doit valider quoi.

Avec la facture électronique, les entreprises ont intérêt à structurer leurs workflows.

Un workflow permet de définir les étapes de validation, les rôles, les règles et les responsabilités. Il permet aussi de suivre l’avancement d’une facture et d’identifier rapidement les blocages.

Pour les factures fournisseurs, cette étape est particulièrement importante. Une facture peut nécessiter une validation métier, un rapprochement avec une commande, une vérification budgétaire ou un bon à payer.

Avec TEDD & Esker, nous aidons les entreprises à structurer ces circuits pour rendre le traitement des factures plus lisible, plus fluide et plus fiable.

Étape 6 : choisir une solution adaptée à vos usages réels

Le choix de la solution est une étape déterminante.

Avec TEDD & Esker, nous aidons les entreprises à structurer ces circuits pour rendre le traitement des factures plus lisible, plus fluide et plus fiable.

Le choix de la solution est une étape déterminante.

Mais il ne doit pas se limiter à une seule question : “La solution est-elle compatible avec la réforme ?”

Bien sûr, la conformité est indispensable. Mais une solution doit aussi répondre aux usages concrets de l’entreprise.

Une bonne solution de dématérialisation des factures doit permettre de :

recevoir les factures électroniques ;

émettre les factures électroniques ;

gérer les factures fournisseurs ;

gérer les factures clients ;

suivre les statuts ;

automatiser une partie du traitement ;

faciliter les workflows de validation ;

limiter les ressaisies ;

fiabiliser les données ;

transmettre les données attendues ;

Archiver de manière probante les factures ;

Se connecter facilement à votre SI (ERP spécifiques, vieilles versions, contexte hybride…)

conserver une vision claire des flux.

C’est dans cette logique que nous proposons TEDD & Esker.

Avec TEDD & Esker, l’entreprise ne se contente pas de répondre à une obligation. Elle met en place une solution capable de l’aider à mieux piloter ses factures, à automatiser ses processus et à accompagner ses équipes dans la durée.

Étape 7 : tester vos flux avant le démarrage

Une fois la solution choisie, il est important de tester les flux avant la généralisation.

Cette phase permet de vérifier que les factures sont correctement reçues, émises, traitées, validées et suivies.

Elle permet aussi d’identifier les cas particuliers :

une facture avec des données manquantes ;

une facture fournisseur sans commande ;

une facture avec plusieurs lignes ;

une facture avec un avoir ;

une facture à valider par plusieurs personnes ;

une facture avec un écart ;

un flux client spécifique ;

un cas de e-reporting ;

une facture internationale…

Ces tests sont essentiels pour sécuriser le démarrage.

Ils permettent aux équipes de prendre en main la solution, de vérifier les paramétrages et de corriger les points de blocage avant que les volumes ne deviennent plus importants.

Il est préférable d’identifier une difficulté pendant la phase de test plutôt qu’au moment où l’entreprise reçoit ou émet ses premières factures électroniques obligatoires.

Étape 8 : accompagner vos équipes dans le changement

La réussite d’un projet de dématérialisation dépend aussi de l’adhésion des utilisateurs.

Même si la solution est performante, les équipes doivent comprendre les nouveaux processus.

Elles doivent savoir :

où retrouver les factures ;

comment suivre un statut ;

comment valider une facture ;

comment traiter une anomalie ;

comment rechercher un document ;

comment consulter l’historique ;

comment utiliser les nouveaux workflows.

L’accompagnement au changement est donc indispensable.

Il peut prendre plusieurs formes :

des formations par profil utilisateur ;

des supports simples ;

des démonstrations ;

des communications internes ;

des référents métiers ;

des temps de questions-réponses ;

un suivi après le démarrage.

L’objectif est de montrer que la dématérialisation n’est pas seulement une obligation réglementaire. C’est aussi une manière de simplifier le quotidien.

Pour les équipes comptables, cela signifie moins de ressaisie et plus de visibilité.

Pour les valideurs, cela signifie des demandes plus claires et mieux suivies.

Pour la direction financière, cela signifie un meilleur pilotage des flux, des délais et des statuts.

Les partenaires revendeurs Flowwa assurent la formation de vos équipes pour une prise en main rapide et efficace.

Pourquoi TEDD & Esker vous aide à réussir votre passage à la dématérialisation ?

Avec TEDD & Esker, nous accompagnons les entreprises dans la gestion de leurs factures électroniques clients et fournisseurs.

Notre objectif est simple : vous aider à aborder la réforme sereinement, tout en améliorant vos processus internes.

Avec TEDD & Esker, vous pouvez avancer sur plusieurs enjeux clés :

la réception des factures électroniques ;

l’émission des factures électroniques ;

le traitement des factures fournisseurs ;

Le deploiement rapide de la solution via l’assistant de paramétrage TEDD;

le suivi des factures clients ;

les workflows de validation ;

la reconnaissance automatisée des données ;

le suivi des statuts ;

la transmission des données attendues ;

l’archivage probatoire pendant 11 ans;

la traçabilité des échanges.

La force de TEDD & Esker, c’est de réunir la conformité, l’automatisation et l’usage métier.

Vous ne choisissez pas seulement une solution pour “passer la réforme”. Vous choisissez une solution pour mieux gérer vos factures au quotidien.

Ce qu’il faut éviter pour réussir votre projet

Un projet de dématérialisation peut être ralenti par plusieurs erreurs fréquentes.

La première consiste à attendre le dernier moment. Plus l’entreprise retarde son projet, plus elle risque de devoir décider vite, avec peu de temps pour tester et former les équipes.

La deuxième consiste à traiter la facture électronique uniquement comme un sujet technique. La réforme concerne aussi les processus, les données, les équipes et les responsabilités internes.

La troisième consiste à négliger les factures fournisseurs. Beaucoup d’entreprises se concentrent d’abord sur l’émission, alors que la réception sera obligatoire pour toutes les entreprises dès le début du calendrier.

La quatrième consiste à oublier les cas particuliers : avoirs, factures internationales, factures sans commande, circuits de validation spécifiques, e-reporting.

La cinquième consiste à choisir une solution sans avoir cartographié ses flux. Le risque est alors de découvrir trop tard que certains cas métier ne sont pas couverts.

Pour réussir, il faut donc prendre le sujet dans le bon ordre : comprendre, cartographier, préparer, choisir, tester et accompagner.

Mission Conformité : déjouez les 9 pièges de la facturation électronique !

En conclusion : la dématérialisation des factures est une opportunité pour mieux piloter votre entreprise

La dématérialisation des factures est une obligation réglementaire. Mais elle peut aussi devenir une vraie opportunité pour les entreprises.

En préparant le projet dès maintenant, vous pouvez réduire les ressaisies, fiabiliser vos données, accélérer vos validations, mieux suivre vos factures et gagner en visibilité sur vos processus financiers.

Le plus important est de ne pas attendre le dernier moment.

La réforme impose un calendrier. Mais c’est à chaque entreprise de choisir la manière dont elle veut l’aborder : dans l’urgence, ou comme un projet structurant pour moderniser sa gestion des factures.

Avec TEDD & Esker, nous vous aidons à franchir cette étape en combinant conformité, automatisation et simplicité d’usage.

Découvrir TEDD & Esker

FAQ

La dématérialisation concerne-t-elle aussi les factures fournisseurs ?

Oui. Les factures fournisseurs sont un enjeu majeur. Les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, mais aussi de les traiter, les valider, les suivre et les intégrer dans leur processus comptable.