Points clés à retenir
- Un ERP installé localement peut fonctionner avec des applications SaaS sans remettre en cause l’ensemble du système d’information.
- Les doubles saisies, exports de fichiers et informations non synchronisées sont souvent les premiers signes d’un besoin d’interconnexion.
- E-commerce, CRM, trésorerie ou outils métier peuvent avoir besoin d’échanger automatiquement des données avec l’ERP.
- Un connecteur permet de faire circuler les données entre plusieurs logiciels sans demander aux utilisateurs de les ressaisir.
Sommaire
- SaaS, on-premise, hybride : pourquoi vos clients se retrouvent avec des logiciels qui ne communiquent pas ?
- 5 cas d’usage où connecter une application SaaS à un ERP devient nécessaire
- Comment faire communiquer ces environnements sans multiplier les développements spécifiques ?
- Conclusion
- FAQ
Une application SaaS et un ERP installé localement peuvent communiquer automatiquement, à condition de mettre en place un échange adapté entre les deux environnements.
Dans de nombreuses entreprises, le système d’information s’est construit progressivement. L’ERP reste parfois installé sur l’infrastructure de l’entreprise, tandis que de nouveaux outils SaaS viennent répondre à des besoins commerciaux, financiers ou métier.
Le problème apparaît lorsque ces logiciels fonctionnent chacun de leur côté. Les équipes compensent alors avec des exports Excel, des imports de fichiers, des copier-coller ou des doubles saisies.
Ces pratiques peuvent sembler acceptables avec quelques opérations par semaine. Elles deviennent plus contraignantes dès que les volumes augmentent ou que plusieurs équipes ont besoin des mêmes données.
Pour un intégrateur, ces situations constituent surtout des signaux à identifier. Votre client ne vous dira pas forcément qu’il a besoin d’un connecteur. Il vous expliquera plutôt qu’il « ressaisit les commandes », qu’il « exporte un fichier tous les matins » ou que « les informations ne sont pas à jour dans les deux logiciels ».
Identifier ces irritants permet de détecter les situations dans lesquelles faire communiquer les logiciels du client peut simplifier durablement ses processus.
SaaS, on-premise, hybride : pourquoi vos clients se retrouvent avec des logiciels qui ne communiquent pas ?
Un système d’information peut parfaitement combiner des logiciels installés localement et des applications accessibles dans le cloud. La difficulté apparaît lorsque les données doivent circuler entre ces différents environnements.
SaaS et on-premise : deux environnements qui coexistent souvent
Un ERP (Enterprise Resource Planning), ou progiciel de gestion intégré, peut rester installé sur l’infrastructure de l’entreprise pendant plusieurs années. Il centralise des données essentielles : clients, articles, commandes, stocks, comptabilité ou facturation.
En parallèle, l’entreprise peut adopter des applications SaaS (Software as a Service) accessibles en ligne. CRM, e-commerce, trésorerie ou logiciels métier viennent alors compléter l’ERP sans nécessairement le remplacer.
On parle d’environnement hybride lorsque plusieurs de ces modèles coexistent. Ce fonctionnement n’est pas un problème en soi. Chaque logiciel peut répondre efficacement à son propre besoin.
La difficulté commence lorsque deux applications ont besoin des mêmes informations, mais ne les échangent pas automatiquement.
Les premiers signes d’un système d’information mal connecté
Un besoin d’interconnexion se détecte souvent dans les habitudes quotidiennes des utilisateurs. Il n’est pas nécessaire d’attendre qu’un client demande explicitement un connecteur.
Plusieurs signaux doivent attirer votre attention :
- une même donnée est saisie dans plusieurs logiciels ;
- des fichiers sont régulièrement exportés puis importés ;
- des tableaux intermédiaires servent à transférer des informations ;
- les données ne sont pas toujours identiques selon le logiciel consulté ;
- une personne doit intervenir manuellement pour faire passer l’information d’un outil à l’autre.
Prenons un exemple simple. Une commande est enregistrée dans une application commerciale SaaS, puis ressaisie dans l’ERP pour être traitée. Le processus fonctionne, mais il mobilise du temps et multiplie les risques d’écart entre les deux systèmes.
Pour l’intégrateur, l’enjeu consiste donc à regarder le processus avant de regarder la technologie. Dès qu’une donnée passe régulièrement d’un logiciel à un autre par une intervention humaine, il existe un flux à analyser.
La bonne question n’est pas seulement : « Quels logiciels utilisez-vous ? » Elle est surtout : « Comment les informations passent-elles aujourd’hui d’un logiciel à l’autre ? »
5 cas d’usage où connecter une application SaaS à un ERP devient nécessaire
Le besoin d’interconnexion apparaît dès que deux logiciels doivent partager régulièrement les mêmes données. Pour l’intégrateur, certains cas d’usage permettent de repérer rapidement ces situations dans le parc client.
Cas 1 : faire remonter les commandes d’un site e-commerce dans l’ERP
Une entreprise peut gérer ses ventes sur une plateforme e-commerce tout en conservant son ERP pour les clients, les articles, les commandes, les stocks ou la facturation.
Sans connexion entre les deux, les équipes doivent parfois importer des fichiers ou ressaisir les commandes. Les risques d’erreur augmentent et les informations peuvent rapidement se désynchroniser.
L’objectif du connecteur est alors de faire circuler automatiquement les données nécessaires entre la boutique en ligne et l’ERP.
La question à poser au client : Comment les commandes de votre site arrivent-elles aujourd’hui dans votre ERP ?
Cas 2 : synchroniser le CRM et l’ERP
Le CRM (Customer Relationship Management) centralise généralement les informations utilisées par les équipes commerciales. L’ERP conserve de son côté les données de gestion nécessaires au traitement des commandes.
Le problème apparaît lorsque les deux logiciels disposent d’informations différentes. Un commercial peut par exemple consulter une fiche client qui ne contient pas le dernier tarif, le bon statut ou certaines données présentes dans l’ERP.
Une synchronisation peut permettre de partager automatiquement les informations utiles entre les deux systèmes.
La question à poser au client : Vos commerciaux disposent-ils dans leur CRM des mêmes informations que celles présentes dans votre ERP ?
Cas 3 : alimenter un logiciel de trésorerie ou de gestion financière
Une direction financière peut utiliser une application SaaS dédiée au suivi de trésorerie ou à l’analyse financière tout en conservant sa comptabilité dans l’ERP.
Si les deux logiciels ne communiquent pas, les équipes doivent régulièrement extraire des données, créer des fichiers puis les importer dans l’autre solution.
Cette manipulation répétée consomme du temps. Elle peut aussi compliquer la mise à jour des informations lorsqu’un fichier n’est pas généré ou importé au bon moment.
La question à poser au client : Votre équipe exporte-t-elle encore régulièrement des fichiers pour alimenter ses outils financiers ?
Cas 4 : connecter un logiciel métier spécifique à l’ERP
Toutes les entreprises ne travaillent pas uniquement avec des logiciels standards. Un outil métier peut gérer une activité très précise tandis que l’ERP reste utilisé pour la gestion commerciale, la comptabilité ou la facturation.
Les deux outils ont alors besoin de partager certaines informations. Sans connexion, un utilisateur peut devoir saisir la même donnée dans le logiciel métier puis dans l’ERP.
Le besoin n’est donc pas de remplacer l’un des logiciels. Il s’agit de permettre à chacun de conserver son rôle tout en automatisant les échanges nécessaires.
La question à poser au client : Certaines informations sont-elles saisies une première fois dans votre outil métier puis une seconde fois dans votre ERP ?
Cas 5 : connecter une même application à plusieurs ERP ou versions d’ERP
Le sujet se complexifie lorsqu’une même application doit communiquer avec plusieurs environnements. Un intégrateur peut accompagner des clients utilisant différents ERP, différentes versions ou des configurations spécifiques.
Développer et maintenir une connexion différente pour chaque environnement peut alors multiplier les projets techniques. Il devient utile de réfléchir à une approche plus industrialisée et réutilisable.
C’est notamment l’intérêt d’une Marketplace de connecteurs : s’appuyer sur des connexions existantes lorsque le besoin est déjà couvert, avant d’envisager un développement spécifique.
La question à poser au client : Maintenez-vous plusieurs échanges différents pour obtenir pourtant le même résultat métier ?
Comment faire communiquer ces environnements sans multiplier les développements spécifiques ?
Faire communiquer deux logiciels ne consiste pas seulement à créer un passage entre eux. Il faut d’abord déterminer quelles données doivent circuler, dans quel sens et à quel moment.
Commencer par le flux métier, pas par la technologie
Avant de choisir un mode de connexion, il faut comprendre le processus du client. Une commande e-commerce n’a pas les mêmes contraintes qu’une synchronisation de fiches clients ou qu’un transfert de données comptables.
Pour cadrer le besoin, quelques questions permettent d’aller à l’essentiel :
- quelle donnée doit être transférée ;
- depuis quel logiciel et vers quel logiciel ;
- à quel moment l’échange doit avoir lieu ;
- à quelle fréquence ;
- que doit-il se passer si le transfert échoue.
Cette étape évite de raisonner uniquement en termes de logiciels. Deux clients utilisant des outils similaires peuvent avoir des besoins d’échange très différents selon leurs processus.
Choisir le mode d’échange adapté au contexte
Plusieurs méthodes permettent ensuite de faire circuler les données entre un environnement SaaS et un logiciel installé localement.
Une API (Application Programming Interface) permet à deux applications d’échanger directement des données. Un webhook peut déclencher automatiquement une action lorsqu’un événement précis se produit, par exemple lorsqu’une nouvelle commande est créée.
Dans d’autres contextes, les échanges peuvent passer par des fichiers structurés, des traitements planifiés ou des dossiers surveillés automatiquement. Le bon choix dépend des possibilités offertes par les logiciels et du niveau d’automatisation attendu.
L’objectif reste le même : transmettre la bonne donnée au bon outil sans demander aux utilisateurs d’assurer eux-mêmes le transfert.
Industrialiser les connexions avec la plateforme iO
Lorsque les cas d’intégration se multiplient, gérer chaque connexion comme un développement isolé peut rapidement devenir complexe. L’enjeu pour l’intégrateur est de pouvoir réutiliser une méthode, superviser les échanges et maintenir les connexions dans le temps.
La plateforme iO permet de connecter des applications SaaS, des ERP, des logiciels on-premise et des outils métier. Elle s’appuie sur des connecteurs prêts à l’emploi lorsque le besoin est déjà couvert, mais permet également de développer des connexions adaptées à des contextes plus spécifiques.
Pour les projets qui nécessitent du sur-mesure, le Framework iO permet de structurer le développement des connecteurs dans un environnement commun.
Pour l’intégrateur, l’intérêt est de ne pas repartir de zéro à chaque nouveau besoin. Il peut accompagner des systèmes d’information hétérogènes tout en conservant une meilleure visibilité sur les flux, leur supervision et leur maintenance.
Conclusion
Un système d’information hybride n’est pas un problème tant que les données circulent correctement entre les applications.
Pour l’intégrateur, l’enjeu est donc de repérer les situations où les équipes compensent encore l’absence de connexion par des ressaisies, des fichiers intermédiaires ou des manipulations manuelles. Ces signaux peuvent révéler un besoin d’interconnexion à traiter avant qu’il ne devienne un frein opérationnel.
Avec la plateforme iO, Flowwa accompagne les intégrateurs dans la mise en place de connexions entre ERP, applications SaaS, logiciels on-premise et outils métier.
FAQ
Les ressaisies, les exports et imports réguliers, les fichiers intermédiaires ou les informations différentes entre deux logiciels sont des signaux à surveiller. Un connecteur peut être pertinent dès qu’une intervention humaine est nécessaire de façon répétée pour transférer des données d’une application à une autre.
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Pas nécessairement. La faisabilité dépend surtout des moyens disponibles pour accéder aux données de l’ERP et des informations qui doivent être échangées. Avant d’envisager un remplacement, l’intégrateur peut donc analyser les flux existants et les possibilités de connexion.
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Oui. Un logiciel SaaS peut échanger des données avec un ERP on-premise grâce à différents mécanismes de connexion, selon les possibilités offertes par les deux applications. L’objectif est de permettre aux données de circuler automatiquement sans demander aux utilisateurs de les transférer manuellement.
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Une architecture hybride combine des applications SaaS accessibles en ligne avec des logiciels ou infrastructures conservés localement. Cette organisation permet à l’entreprise de conserver certains outils tout en ajoutant de nouvelles applications adaptées à ses besoins.
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