TAI, logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires
Avec le logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires TAI, automatisez les traitements de vos documents et vos processus de production. Finis les tâches manuelles !
Accélérez votre action commerciale grâce au logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires
- Diffusez vos propositions commerciales par email en un clic.
- Ne laissez plus aucun devis quitter votre entreprise sans conditions générales de vente à jour.
- Communiquez ciblé et efficace en joignant à vos documents des offres personnalisées en fonction de votre client
- Accélérez le processus de signature de vos offres commerciales avec la signature électronique TEDD.
Sécurisez vos processus de production avec notre logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires
- Imprimez vos ordres de fabrication en un clic, multi-supports et multisites.
- Modernisez vos flottes d’imprimantes avec des imprimantes multifonctions plus économiques et plus silencieuses.
- N’éditez que le strict nécessaire en fonction des destinataires (avec ou sans pièces jointes, couleur, recto/verso…).
- Informez vos clients sur l’état, l’avancement de leur commande par email, SMS, ou les deux !
Simplifiez vos obligations RH grâce au logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires
- Constituez simplement votre dossier RH par salarié : archivez chaque bulletin de paie dans le dossier salarié correspondant et/ou dans des dossiers structurés,
- Combinez TAI + TEDD pour automatiser le process complet d’envoi de bulletins de paie dématérialisés ou signature électronique de contrat de travail.
Une bibliothèque d’actions pour concevoir vos scénarios d’automatisation personnalisés
Toutes les actions du logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires TAI sont disponibles en illimité dans votre abonnement TAI
Actions de traitement PDF
- Concevoir un modèle de document sur mesure avec Crystal Report & TAI
- Générer un document PDF
- Fusionner des documents PDF
Actions de transformation
- Déplacer, Supprimer, Renommer, Copier un fichier
- Générer un fichier texte
- Exécuter une instruction SQL
- Exécuter du code .NET
Actions de diffusion
- Envoyer un email
- Envoyer un sms
- Rematérialiser son courrier avec Maileva
- Gérer les scénarios d’impression complexes (local et/ou distant)
- Communiquer avec un serveur FTP / SFTP / FTPS dans les deux sens
Etudes de cas
Logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires TAI
Avec TAI des Editions CoMPAGNoNS, créez un scénario vous permettant d’informer automatiquement vos clients par SMS de la date et l’heure de leur livraison, dès l’impression du bon de livraison.
Compatible tout logiciel de gestion (Sage, Cegid, EBP…)
La problématique
Cette société commercialise par Internet des produits pour entreprises. Avec des milliers de clients, la relance des factures en retard est un véritable casse tête.
Comment gagner du temps pour les relances en gérant différents niveaux de scénarios ?
La réponse TAI.
TAI est installé et paramétré pour qu’à la sélection et l’impression de toutes les factures en retard de règlement, quelles qu’elles soient, différents scénarios se mettent en place automatiquement et sans intervention de l’utilisateur.
- 1er niveau de relance : envoi par mail avec copie en PDF de la facture en retard
- 2ème niveau de relance : envoi d’un fax personnalisé de relance
- 3ème niveau de relance : envoi directement d’un courrier en recommandé avec Accusé de Réception à Maileva (solution de courrier externalisé du Groupe la Poste), qui se charge de l’impression du document et de son dépôt Poste .
Le bénéfice client
Jamais réduire son encours client n’aura été aussi simple et rapide !
La problématique
La société commercialise des produits chimiques auprès de collectivités dans toute la France. La fourniture de produits chimiques rend obligatoire l’envoi d’une fiche technique de sécurité pour chaque référence article.
Depuis des années cette tâche, longue et avec un risque d’erreur, est gérée de manière manuelle.
Comment automatiser l’ajout de pièces jointes à une facture pour tout faire en un seul clic ?
La réponse TAI.
TAI est installé et paramétré pour que les références articles soient « capturées » lors de l’impression de chaque facture. À chaque référence article correspond un document de sécurité que TAI va associer.
Une fois le spool d’impression prêt, la facture et les documents associés sont envoyés directement à Maileva, la solution de courrier externalisé du Groupe La Poste.
Le bénéfice client
Plus de risque d’erreur, gain de temps et d’argent !
La problématique
Cet éditeur de livres édite en fin de mois plus de 600 factures qu’il joint à ses colis (comprenant 1 ou 2 livres)… qu‘il doit classer par codes postaux croissants et par nombre d’articles croissants, afin de répondre aux contraintes de la Poste.
Comment automatiser le tri des documents envoyés à l’impression selon un critère défini sur le document ?
La réponse TAI.
TAI, peut effectuer automatiquement ce tri préalable avant l’impression physique des factures.
Le bénéfice client
Un gain de temps immédiat et une optimisation du processus de préparation des commandes.
La problématique
Ce client a demandé un paramétrage dans TAI afin que, pour ses clients réglant par traite, celle-ci soit imprimée en premier, uniquement lorsqu’elle est nécessaire.
Comment automatiser l’ajout d’une traite à l’impression d’une facture, uniquement pour les clients concernés ?
La réponse TAI.
TAI identifie les factures pour lesquelles l’adjonction d’une traite est nécessaire. Il ajoute ensuite la traite en première page avant d’envoyer pour impression sur une imprimante locale ou en rematérialisation Maileva.
Le bénéfice client
Plus d’efficacité et moins de manipulations lors de la préparation des envois de facture, d’autant plus si le service Maileva est utilisé!
La problématique
Pour la société G., à l’impression, la facture est imprimée en même temps sur 3 imprimantes différentes : au service comptable, au service commercial et à la DV qui est sur un site distant.
Comment automatiser l’impression simultanée d’un même document sur 3 imprimantes situées sur des sites différents ?
La réponse TAI.
TAI permet la création de scénarios d’impression plus ou moins complexes, allant de l’impression multi-bacs, à l’impression multi-sites. Il est également possible de conditionner la qualité de sortie selon les sites (couleur/ N&B, recto seul ou recto verso), voire même de conditionner le document imprimé (avec ou sans pièce jointe…). TAI est LE gestionnaire des impressions, la seule limite : votre imagination !
Le bénéfice client
Impressions optimisées, transport de documents évité !
La problématique
Ce client utilise Expeditor INet pour envoyer ses colis (colissimo, étranger…) …Mais il doit ressaisir à chaque fois les coordonnées de son client sur l’interface d’Expeditor INet.
Comment automatiser la saisie des informations du destinataire dans Expeditor INet dès l’édition de la facture ?
La réponse TAI.
TAI est paramétré pour que soient exportées depuis la facture les informations nécessaires qui sont alors directement intégrées dans le logiciel Expeditor INet.
Le bénéfice client
Suppression des ressaisies inutiles
Réduction du risque d’erreur
La problématique
Lors de la mise en place de la GED, le client souhaite « ranger » ses documents commerciaux automatiquement dans la GED. Actuellement le classement est effectué manuellement par drag n’drop de chaque PDF dans la GED.
Comment automatiser l’archivage automatique de documents dans une GED ?
La réponse TAI.
Lors de l’impression des documents commerciaux, TAI compose le PDF et le fichier XML qui sera interprété par la GED. Ainsi les documents sont automatiquement rangés dans les bons dossiers de la GED à partir des méta données présentes dans le fichier XML.
Le bénéfice client
- Les documents commerciaux sont automatiquement classés dès leur création
- Plus de risque d’erreur de classement ou de nomenclature