On parle beaucoup de facturation électronique, de formats de facture, de Plateformes Agréées (PA) et de calendrier de la réforme. En revanche, chez Flowwa on trouve qu’on ne parle pas assez de l’archivage !
Et pourtant, c’est bien l’archivage qui vous protège en cas de contrôle, de litige, de changement d’ERP ou de rachat de société.
Alors pour être au clair sur la question : quelles sont les règles d’archivage des documents pour les entreprises ? Qu’est ce que le cadre spécifique de la Réforme de la Facturation Electronique (RFE) change ? Quelle est la différence entre stockage et archivage ? Et pourquoi il va être important de vérifier si l’archivage légal est bien inclus dans votre Plateforme Agréée et ce, sans coûts cachés ! On vous dit tout dans cet article !
Archivage électronique : de quoi parle t on vraiment ?
Des obligations légalement claires et… longues
En France, les textes sont explicites concernant l’archivage des factures :
- 6 ans : durée liée aux obligations fiscales (droit de reprise de l’administration fiscale, article L. 102 B du LPF).
- 10 ans : durée liée aux obligations comptables (article L. 123-22 du Code de commerce).
En pratique, pour les factures, on retient 10 ans minimum, à compter de la clôture de l’exercice, pour rester couvert à la fois sur le plan fiscal et comptable.
À ça s’ajoutent des exigences clés sur les factures électroniques :
- Garantir l’authenticité de l’origine,
- Assurer l’intégrité du contenu,
- Maintenir la lisibilité dans le temps.
Le Code Général des Impôts et la doctrine de l’administration vous rappellent ces principes.
Archivage légal VS archivage à valeur probante
On distingue souvent les deux !
Archivage légal :
=> Respecter les durées et règles de conservation (6 ans fiscaux, 10 ans comptables).
=> Etre capable de présenter les factures en cas de contrôle.
Archivage à valeur probante : aller plus loin en garantissant que le document fera foi en justice avec l’horodatage fiable, la traçabilité des opérations, l’inaltérabilité des fichiers et la gestion stricte des droits d’accès.
C’est ce niveau de sécurité juridique qui est attendu dans le un contexte de facturation 100% électronique.
Ce que change la RFE pour l’archivage des factures
La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) impose une généralisation progressive de la facture électronique entre entreprises :
- Obligation de recevoir des factures électroniques : à partir du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises.
- Obligation d’émettre des factures électronique :
- Grandes entreprises et ETI : 1er septembre 2026
- PME et micro-entreprises : 1er septembre 2027.
Par ailleurs, les entreprises doivent s’appuyer sur :
- Le Portail Public de Facturation (PPF), et/ou
- une Plateforme Agréée (PA), immatriculée par l’administration fiscale, pour transmettre, recevoir et relayer les données de factures et de e-reporting.
L’angle mort de la réforme : l’archivage
La RFE encadre très fortement les flux (émission, réception, formats structurés, contrôles de cohérence…). Mais une partie des acteurs oublient de mettre en avant ce qui se passe après: comment les factures sont-elles archivées pendant 10 ans ?
De nombreux experts de la dématérialisation soulignent que l’archivage probatoire reste encore un angle mort de la réforme pour beaucoup d’entreprises : on parle PA, formats, connecteurs… mais pas assez de ce qui se passe dans 8 ou 9 ans au moment d’un contrôle ou d’un litige.
Stockage VS Archivage : deux réalités très différentes
Dans les échanges avec certains éditeurs, une confusion revient régulièrement : « Oui oui, vos factures seront bien stockées… ».
Sauf que Stockage ne veut pas dire Archivage !
| STOCKAGE SIMPLE | ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBANTE | |
| OBJECTIF | Garder une copie accessible | Constituer une preuve en cas de contrôle ou de litige |
| DURÉE | Variable, souvent non cadrée | Conforme au droit (10 ans minimum pour les factures) |
| INTÉGRITÉ DU DOCUMENT | Pas toujours garantie (modifications possibles) | Inaltérabilité démontrable, traçabilité des actions |
| CADRE LÉGAL | Aucun ou très limité | Aligné sur les textes fiscaux et comptables, normes d’archivage |
| RÉVERSIBILITÉ / AUDIT | Non prévue ou complexe | Journalisation, traçabilité, possibilité d’audit |
| VALEUR JURIDIQUE | Incertaine | Forte, conçue pour être opposable en cas de contentieux |
En résumé :
- STOCKER : C’est avoir un fichier quelque part.
- ARCHIVER : C’est pouvoir en répondre juridiquement 10 ans après.
Dans la RFE, qui fait quoi pour l’archivage ?
Avec la RFE, plusieurs briques techniques vont coexister :
- votre ERP / outil de gestion,
- votre ou vos Plateformes Agréées (PA),
- éventuellement des solutions spécialisées de dématérialisation,
- et parfois un coffre-fort numérique / solution d’archivage.
L’archivage des factures peut être :
- Intégré à la PA :
- Avantage : chaîne plus simple, moins de flux dispersés.
- Attention : vérifier très précisément les conditions d’archivage (durée, intégrité, localisation des données, réversibilité).
- Assuré par une solution tierce spécialisée :
- Avantage : expertise archivage / probatoire très poussés.
- Attention : veiller à la bonne intégration avec la PA et les outils métiers (ERP, GED…).
Dans tous les cas, il est crucial de savoir où se passe l’archivage probant.
Les bonnes questions à poser
Avant de signer avec une Plateforme Agréée ou une solution de facturation électronique, voici quelques questions clés à poser :
1. Durée & périmètre de conservation
- Combien de temps les factures clients et fournisseurs sont-elles conservées ?
- La durée de 10 ans est-elle clairement garantie par contrat ?
- Les journaux, pièces jointes et métadonnées (horodatage, statut, etc.) sont-ils aussi archivés ?
2. Nature de l’archivage
- Parlez-vous de stockage ou d’archivage à valeur probante ?
- Comment sont garantis l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures sur toute la durée ?
- Disposez-vous d’un véritable coffre-fort numérique ou d’une fonctionnalité équivalente ?
3. Localisation & accès
- Où sont hébergées les données ? (France, UE, autre pays lié à la France par convention d’assistance mutuelle, comme demandé par les textes).
- L’administration fiscale peut-elle disposer d’un accès en ligne pour téléchargement en cas de contrôle ?
- Comment sont gérés les droits d’accès internes (DAF, compta, audit,…) ?
4. Coûts & “surprises” à éviter
- L’archivage sur 10 ans est-il inclus dans l’abonnement, ou facturé à part (volume, nombre de documents, options probatoires…) ?
- Y a-t-il des coûts de sortie des données en cas de changement de solution ?
- Des frais supplémentaires apparaissent-ils au-delà d’un certain volume de factures ?
5. Intégrations et usages métiers
- L’archivage est-il connecté à vos outils existants (ERP, SharePoint, GED…) pour faciliter la recherche et le partage interne ?
TEDD & Esker : la dématérialisation + l’archivage probant, sans mauvaise surprise
Chez Flowwa, nous avons construit notre offre autour de cette conviction simple :
Une facture électronique n’a de valeur que si on est capable d’en répondre pendant au minimum 10 ans.
C’est exactement l’objectif de TEDD & Esker, la solution phare qui dématérialise vos factures clients et fournisseurs en intégrant l’archivage comme un pilier, pas comme une option.
Ce que TEDD & Esker apporte concrètement
- Archivage à valeur probante 11 ans (oui un an de plus que les exigences légales)
Vos factures sont conservées dans un cadre adapté aux exigences du droit français et international, pour répondre aux contrôles fiscaux, audits et litiges potentiels.
- Conformité au droit français et international
La solution s’aligne sur les durées et exigences de conservation (10 ans pour les factures, authenticité, intégrité, lisibilité), tout en étant pensée pour s’inscrire dans le cadre de la RFE et l’usage de Plateformes Agréées.
- Connecteur Esker vers SharePoint
Pour les équipes financières, achats ou métiers, c’est un vrai confort :- stockage,
- recherche,
- partage des factures fournisseurs directement dans un environnement familier.
Vous combinez ainsi archivage probant et productivité au quotidien.
- Une vision claire des coûts
L’archivage est inclus dans la solution, sans “coûts cachés” au moment où le volume de factures explose ou quand vous dépassez une certaine durée de conservation.
Vous savez exactement ce que couvre votre abonnement.
Et maintenant, que faire ?
Si vous êtes en train de préparer la RFE, ou simplement de remettre à plat votre chaîne de facturation électronique, voici un plan d’action rapide :
- Cartographier : où sont archivées aujourd’hui vos factures clients et fournisseurs ?
- Vérifier : disposez-vous réellement d’un archivage probant 10 ans, ou seulement d’un stockage technique ?
- Auditer vos prestataires : PA, ERP, éditeurs et leur poser les questions listées plus haut.
- Sécuriser l’archivage avec une solution qui intègre nativement cette dimension, plutôt que de la traiter en “option”.
👉 C’est précisément ce que TEDD & Esker vous permet de faire :
- dématérialiser vos factures dans le cadre de la RFE,
- bénéficier d’un archivage probant pas pendant 11 ans,
- connecter le tout à vos outils (comme SharePoint) pour simplifier la vie de vos équipes.
Envie d’aller plus loin ?
Si vous souhaitez :
- vérifier si votre dispositif actuel couvre bien l’archivage probant,
- anticiper sereinement la RFE côté archivage,
- ou simplement découvrir comment TEDD & Esker peut sécuriser vos factures sur 10 ans,
c’est le bon moment pour en parler avec les équipes Flowwa !
Passez à TEDD & Esker et découvrez le plaisir d’une gestion digitale fluidifiée. Demandez votre webdémo !
Cet article pourrait vous intéresser : Facture électronique : 16 idées reçues (et leurs vraies réponses) sur les Plateformes Agréées !
